SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE - 54/PJ/2009

TENTANG

PENYAMPAIAN PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 55/PMK.03/2009
TENTANG BENTUK, UKURAN, DAN WARNA BENDA MATERAI

DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

Sehubungan dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PMK.03/2009 tentang Bentuk, Ukuran, dan Warna Benda Materai, maka hal-hal yang perlu untuk diperhatikan adalah sebagai berikut :

1. Bentuk, ukuran, dan warna benda materai berupa Materai Tempel Tahun 2009 dengan nilai nominal Rp 3.000,00 (tiga ribu rupiah) adalah sebagai berikut :
1. bentuk meterai tempel nominal Rp 3.000,00 (tiga ribu rupiah) adalah segi empat dengan ukuran 32 mm x 24 mm;
2. Cetakan dasar terdiri dari raster yang berupa teks "DITJEN PAJAK" dan gambar "Bintang" yang membentuk logo Departemen Keuangan-Ditjen Pajak yang berwarna kuning dan hijau;
3. Cetakan utama mempunyai sifat dapat diraba dengan warna merah, dan colour shifting merah-biru (red to blue) yang terdiri dari :
1. Teks "METERAI", "TEMPEL", "PAJAK MEMBANGUN BANGSA", dan "TGL" serta angka "20" berada di empat baris pojok kiri atas dengan warna merah;
2. Gambar garuda lambang negara Republik Indonesia di pojok kanan atas dengan warna merah;
3. Teks "TIGA RIBU RUPIAH", mikro teks "DITJEN PAJAK" dan Teks nominal "3000" berada di tiga baris pojok kiri bawah dengan warna merah;dan
4. Teks DJP berbentuk diapositif dalam blok warna (colour shifting merah-biru)
4. Cetakan nomor memiliki 17 (tujuh belas) digit nomor seri berwarna hitam;
5. Jenis kertas terdiri dari:
1. Kertas sekuriti UV dull, warna putih, berlapis pada satu sisi (one sided coated);
2. Berat dasar kertas sekitar 84 g/m2;
3. Memiliki serat-serat tampak (visible fibres) warna biru;dan
4. Pada bagian belakang kertas mengandung perekat yang berwarna kehijau-hijauan;
6. Terdapat lubang perforasi berbentuk oval di sisi kiri dan kanan (diantara perforasi bentuk bulat) dan perforasi berbentuk bintang di kanan cetakan yang dapat diketahui dengan menerawangkan cetakan;
7. Meterai dicetak dengan menggunakan cetakan offsett, intaglio dan digital printing, dan
8. Sekuriti terdiri dari :
1. Tinta cetakan dasar yang berwarna kuning akan berpendar di bawah sinar UV;
2. Teks DJP di dalam blok akan memiliki perubahan warna dari merah ke biru bila di gerak-gerakkan (colour shifting) dan tinta taggant yang akan berbunyi bila diperiksa dengan alat khusus;dan
3. Cetakan utama memiliki sifat dapat diraba (tactile effect) karena dicetak intaglio.

2. Bentuk, ukuran, dan warna Meterai Tempel Tahun 2009 dengan nilai nominal Rp 6.000,00 (enam ribu rupiah) adalah sebagai berikut :
1. Bentuk meterai tempel nominal Rp 6.000,00 (enam ribu rupiah) adalah segi empat dengan ukuran 32 mm x 24 mm;
2. Cetakan dasar terdiri dari raster yang berupa teks "DITJEN PAJAK" dan gambar "Bintang" yang membentuk logo Departemen Keuangan -Ditjen Pajak yang berwarna biru dan hijau;
3. Cetakan utama mempunyai sifat dapat diraba dengan warna violet (ungu), dan colour shifting merah muda - hijau (pink to green) yang terdiri dari :
1. Teks "METERAI", "TEMPEL", "PAJAK MEMBANGUN BANGSA", dan "TGL" serta angka "20" berada di empat baris pojok kiri atas dengan warna violet (ungu);
2. Gambar Garuda lambang negara Republik Indonesia di pojok kanan atas dengan warna violet (ungu);
3. Teks "ENAM RIBU RUPIAH", mikro teks "DITJEN PAJAK" dan Teks nominal "6000" berada di tiga baris pojok kiri bawah dengan warna violet (ungu);dan
4. Teks DJP berbentuk diapositif dalam blok warna (colour shifting merah muda-hijau)
4. Cetakan nomor memiliki 17 (tujuh belas) digit nomor seri berwarna hitam;
5. Jenis kertas terdiri :
1. Kertas sekuriti UV dull, warna putih, berlapis pada satu sisi (one sided coated);
2. Berat dasar kertas sekitar 84 g/m2;
3. Memiliki serat-serta tampak (visible fibres) warna biru;dan
4. Pada bagian belakang kertas mengandung perekat yang berwarna kehijau-hijauan;
6. Terdapat lubang perforasi berbentuk oval di sisi kiri dan kanan (diantara perforasi bentuk bulat) dan perforasi berbentuk bintang di kanan cetakan yang dapat diketahui dengan menerawangkan cetakan;
7. Meterai dicetak dengan menggunakan cetakan offsett, intaglio dan digital printing; dan
8. Sekuriti terdiri dari :
1. Tinta cetakan dasar yang berwarna biru akan berpendar di bawah sinar UV;
2. Teks DJP di dalam blok akan memiliki perubahan warna dari merah muda ke hijau bila di gerak-gerakkan (colour shifting) dan tinta taggant yang akan berbunyi bila diperiksa dengan alat khusus;dan
3. Cetakan utama memiliki sifat dapat diraba (tactile effect) karena dicetak intaglio.

3. Kertas Meterai yang telah dicetak dengan menggunakan desain berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 323/KMK.03/2002 tentang Bentuk, Ukuran, dan warna Benda Meterai Desain Tahun 2002 dan Meterai tempel yang telah dicetak dengan menggunakan desain berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 15/PMK.03/2005 tentang Bentuk, Ukuran, Warna, dan Desain Meterai Tempel Tahun 2005 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 90/PMK.03/2005 masih dapat dipergunakan sampai dengan tanggal 31 Maret 2010.

4. Pada saat Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PMK.03/2009 tentang Bentuk. Ukuran, Dan Warna Benda Meterai mulai berlaku, Keputusan Menteri Keuangan Nomor 323/KMK.03/2002 tentang Bentuk, Ukuran, dan Warna Benda Meterai Desain Tahun 2002 dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 15/PMK.03/2005 tentang Bentuk, Ukuran, Warna, dan Desain Meterai Tempel Tahun 2005 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 90/PMK.03/2005 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PMK.03/2009 tentang Bentuk, Ukuran, Dan Warna Benda Meterai mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 2009.

Demikian disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan sebaik-baiknya.



Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 25 Mei 2009
Direktur Jenderal

ttd.

Darmin Nasution
NIP 130605098

Tembusan :

1. Menteri Keuangan;
2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan;
3. Inspektur Jenderal Departemen Keuangan;
4. Kepala Biro Hukum Departemen Keuangan;
5. Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak;
6. Para Direktur;
7. Para Tenaga Pengkaji di Lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak;
8. Kepala Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan.

PENERBITAN METERAI TEMPEL DESAIN TAHUN 2009 PENG-2/PJ/2009

PENGUMUMAN
NOMOR : PENG - 2/PJ/2009
TENTANG
PENERBITAN METERAI TEMPEL DESAIN TAHUN 2009
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No : 55/PMK.03/2009 tanggal 27 Maret
2009, tentang Bentuk, Ukuran dan Warna Benda Meterai, bahwa terhitung mulai tanggal 1 Juli 2009
diberlakukan Meterai Tempel Desain Tahun 2009 sebagai alat pelunasan bea meterai yang berlaku di
wilayah Negara Republik Indonesia.
Spesifikasi cetakan Meterai Tempel desain tahun 2009 (baru) adalah :
Bentuk dan ciri-ciri khusus
"Lihat di Lampiran"
Jakarta, 09 Juni 2009
Direktur Jenderal Pajak
ttd.
Darmin Nasution
NIP 130605098

BEA MATERAI
PENGERTIAN
 Dokumen adalah kertas yang berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan, keadaan atau kenyataan bagi seseorang dan/atau pihak-pihak yang berkepentingan;
 Benda meterai adalah meterai tempel dan kertas meterai yang dikeluarkan oleh Pemerintah RI;
 Tandatangan adalah tandatangan sebagaimana lazimnya dipergunakan, termasuk pula parap, teraan Atau cap tandatangan atau cap parap, teraan cap nama atau tanda lainnya sebagai pengganti tandatangan;
 Pemeteraian kemudian adalah suatu cara pelunasan Bea Meterai yang dilakukan oleh Pejabat Pos atas permintaan pemegang dokumen yang Bea meterainya belum dilunasi sebagaimana mestinya;
 Pejabat Pos adalah Pejabat Perusahaan Umum Pos dan Giro yang diserahi tugas melayani permintaan pemeteraian kemudian.
Saat Terutang Bea Meterai
Ditentukan dalam hal:
 Dokumen yang dibuat oleh satu pihak, adalah pada saat dokumen itu diserahkan;
 Dokumen yang dibuat oleh lebih dari salah satu pihak, adalah pada saat selesainya dokumen itu dibuat;
 Dokumen yang dibuat di luar negeri adalah pada saat digunakan di Indonesia.
Pihak yang Terutang Bea Meterai
Adalah pihak yang menerima atau mendapat manfaat dari dokumen, kecuali pihak atau pihak-pihak yang bersangkutan menentukan lain.
Pelunasan Bea Meterai
Atas dokumen menggunakan cara:
 menggunakan benda meterai;
 menggunakan cara lain; misalnya membubuhkan tanda-tera sebagai pengganti benda meterai di atas dokumen dengan mesin teraan.


Sanksi Tidak atau Kurang Melunasi Bea Meterai
Dokumen yang terutang/dikenakan Bea Meterai yang tidak atau kurang dilunasi sebagaimana mestinya dikenakan denda administrasi sebesar 200% (dua ratus persen) dari Bea Meterai yang tidak atau kurang dibayar. Pemegang dokumen atas dokumen yang tidak atau kurang dibayar Bea Meterainya harus melunasi Bea Meterai yang terutang berikut dendanya dengan cara pemeteraian kemudian.
Dokumen-dokumen yang Dikenakan Bea Meterai:
1. Dikenakan Bea Meterai dengan tarif Rp. 3.000,-
a. Surat yang memuat jumlah uang, yaitu:
1) Menyebutkan penerimaan uang;
2) Menyatakan pembukuan uang atau penyimpanan uang dalam rekening di bank;
3) Berisi pemberitahuan saldo rekening di bank;
4) Berisi pengakuan bahwa hutang uang seluruhnya atau sebagiannya telah dilunasi atau diperhitungkan;yang mempunyai harga nominal lebih dari Rp.250.000,00 (dua ratus lima puluh ribu rupiah) sampai dengan Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah);
b. Cek dan Bilyet Giro tanpa batas pengenaan besarnya harga nominal;
c. Efek dengan nama dan dalam bentuk apapun yang mempunyai harga nominal sampai dengan Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah);
d. Sekumpulan efek dengan nama dan dalam bentuk apapun yang tercantum dalam surat kolektif yang mempunyai jumlah harga nominal sampai dengan Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah).

2. Dikenakan Bea Meterai dengan tarif Rp. 6.000,:
a. Surat perjanjian dan surat-surat lainnya yang, dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai alat pembuktian mengenai perbuatan, kenyataan atau keadaan yang bersifat perdata;
b. Akta-akta notaris termasuk salinannya;
c. Akta-akta yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) termasuk rangkap-rangkapnya;
d. Surat berharga seperti wesel, promes, dan aksep; atau
e. Dokumen yang akan digunakan sebagai alat pembuktian di muka Pengadilan, yaitu:
1) Surat-surat biasa dan surat-surat kerumahtanggaan;
2) Surat-surat yang semula tidak dikenakan Bea Meterai berdasarkan tujuannya, jika digunakan untuk tujuan lain atau digunakan oleh orang lain, selain dari maksud semula;
f. Surat yang memuat jumlah uang, yaitu:
1) Menyebutkan penerimaan uang;
2) Menyatakan pembukuan uang atau penyimpanan uang dalam rekening di bank;
Berisi pemberitahuan saldo rekening di bank;
3) Berisi pengakuan bahwa hutang uang seluruhnya atau sebagiannya telah dilunasi atau diperhitungkan; yang mempunyai harga nominal lebih dari Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah).
g. Efek dengan nama dan dalam bentuk apapun yang mempunyai harga nominal sampai dengan mempunyai harga nominal lebih dari Rp 1.000.000,00 (satu juta rupiah);
h. Sekumpulan efek dengan nama dan dalam bentuk apapun yang tercantum dalam surat kolektif yang mempunyai jumlah harga nominal lebih dari Rp 1.000.000,00 (satu juta rupiah).
Dokumen yang Tidak Terutang Bea Meterai :
a. Surat yang memuat jumlah uang, yaitu:
1) Menyebutkan penerimaan uang;
2) Menyatakan pembukuan uang atau penyimpanan uang dalam rekening di bank;
3) Berisi pemberitahuan saldo rekening di bank;
4) Berisi pengakuan bahwa hutang uang seluruhnya atau sebagiannya telah dilunasi atau diperhitungkan; yang mempunyai harga nominal sampai dengan Rp 250.000,00 (dua ratus lima puluh ribu rupiah);
b. Surat berharga seperti wesel, promes, dan aksep yang mempunyai harga nominal sampai dengan Rp 250.000,00 (dua ratus lima puluh ribu rupiah).
Dokumen yang Tidak Dikenakan Bea Meterai :
a. Dokumen yang berupa :
1) Surat penyimpanan barang;
2) Konosemen;
3) Surat angkutan penumpang dan barang;
4) Keterangan pemindahan yang dituliskan di atas dokumen sebagaimana dimaksud dalam angka 1), angka 2), dan angka 3);
5) Bukti untuk pengiriman dan penerimaan barang;
6) Surat pengiriman barang untuk dijual atas tanggungan pengirim;
7) Surat-surat lainnya yang dapat disamakan dengan surat-surat sebagaimana dimaksud dalam angka 1) sampai angka 6).
b. Segala bentuk Ijazah;
c. Tanda terima gaji, uang tunggu, pensiun, uang tunjangan, dan pembayaran lainnya yang ada kaitannya dengan hubungan kerja serta surat-surat yang diserahkan untuk mendapatkan pembayaran itu;
d. Tanda bukti penerimaan uang Negara dari Kas Negara, Kas Pemerintah Daerah, dan bank;
e. Kuitansi untuk semua jenis pajak dan untuk penerimaan lainnya yang dapat disamakan dengan itu dari Kas Negara, Kas Pemerintahan Daerah dan bank;
f. Tanda penerimaan uang yang dibuat untuk keperluan intern organisasi;
g. Dokumen yang menyebutkan tabungan, pembayaran uang tabungan kepada penabung oleh bank, koperasi, dan badan-badan lainnya yang bergerak di bidang tersebut; .
h. Surat gadai yang diberikan oleh Perusahaan Umum Pegadaian;
i. Tanda pembagian keuntungan atau bunga dari efek,dengan nama dan dalam bentuk apapun.
CARA PELUNASAN BEA METERAI
Meterai Tempel
1) Meterai tempel direkatkan seluruhnya dengan utuh dan tidak rusak di atas dokumen yang dikenakan Bea Meterai;
2) Meterai tempel direkatkan di tempat dimana Tanda tangan akan dibubuhkan;
3) Pembubuhan tanda tangan disertai dengan pencantuman tanggal, bulan, dan tahun dilakukan dengan tinta atau yang sejenis dengan itu, sehingga sebagian tanda tangan ada diatas kertas dan sebagian lagi di atas meterai tempel;
4) Jika digunakan lebih dari satu meterai tempel, tanda tangan harus dibubuhkan sebagian di atas semua meterai tempel dan sebagian di atas kertas.
Apabila cara diatas tidak dipenuhi, dokumen yang bersangkutan dianggap tidak bermeterai.
Kertas Meterai
Jika isi dokumen yang dikenakan Bea Meterai terlalu panjang untuk dimuat seluruhnya di atas kertas meterai yang digunakan, maka untuk bagian isi yang masih tertinggal dapat digunakan kertas tidak bermeterai; 2. Membubuhkan tanda tangan disertai dengan pencantuman tanggal, bulan, dan tahun dilakukan dengan tinta atau yang sejenis dengan itu diatas kertas Meterai; 3. Kertas meterai yang sudah digunakan, tidak boleh digunakan lagi. Apabila ketentuan diatas tidak dipenuhi, dokumen yang bersangkutan dianggap tidak bermeterai.Pelunasan Bea Meterai dengan membubuhkan tanda Bea Meterai Lunas dengan mesin teraan meterai hanya diperkenankan kepada penerbit dokumen yang melakukan pemeteraian dengan jumlah rata-rata setiap hari minimal sebanyak 50 dokumen.
Syarat Pelunasan Bea Meterai dengan Menggunakan Mesin Teraan Meterai:
1. Penerbit dokumen yang akan melakukan pelunasan Bea Meterai dengan membubuhkan tanda Bea Meterai Lunas dengan mesin teraan meterai harus mengajukan permohonan ijin secara tertulis kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak setempat;
2. Mencantumkan jenis/merk dan tahun pembuatan mesin teraan meterai yang akan digunakan;
3. Melampirkan surat pernyataan tentang jumlah ratarata dokumen yang harus dilunasi Bea Meterai setiap hari;
4. Harus melakukan penyetoran Bea Meterai di muka minimal sebesar Rp 15.000.000,- (lima belas juta Rupiah) dengan menggunakan Surat Setoran Pajak (F.2.0.32.01) Ke Kas Negara melalui Bank Presepsi.


Kewajiban Penerbit Dokumen yang Mendapatkan Ijin Penggunaan Mesin Teraan Meterai
1. Menyampaikan laporan bulanan penggunaan mesin teraan meterai kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak setempat paling lambat tanggal 15 setiap bulan;
2. Menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak setempat paling lambat satu bulan setelah mesin teraan meterai tidak dipergunakan lagi atau terjadi perubahan alamat/tempat kedudukan pemilik/pemegang ijin penggunaan mesin teraan meterai;
3. Ijin penggunaan mesin teraan meterai berlaku selama 2 (dua) tahun sejak tanggal ditetapkannya, dan dapat diperpanjang selama memenuhi persyaratan;
4. Bea Meterai yang belum dipergunakan karena mesin teraan meterai rusak atau tidak dipergunakan lagi, dapat dialihkan untuk pengisian deposit mesin teraan meterai lain atau pencetakan tanda Bea Meterai Lunas dengan teknologi percetakan ataupun dengan sistem komputerisasi;
5. Penerbit dokumen yang akan melakukan pengalihan Bea Meterai sebagaimana dimaksud diatas harus mengajukan permohonan secara tertulis kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak setempat dengan mencantumkan alasan dan jumlah Bea Meterai yang akan dialihkan.
Lain-lain
1. Penggunaan mesin teraan meterai tanpa ijin tertulis dari Direktur Jenderal Pajak dikenakan sanksi pidana berdasarkan Pasal 14 Undang-undang Nomor 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai;
2. Bea Meterai kurang bayar yang disebabkan oleh kelebihan pemakaian dari deposit yang disetor dikenakan sanksi denda administrasi sebesar 200 % dari Bea Meterai kurang bayar, dan pencabutan ijin penggunaan mesin teraan meterai;
3. Penggunaan mesin teraan meterai yang melewati masa berlakunya ijin yang diberikan, dikenakan sanksi pencabutan ijin;
4. Penyampaian laporan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak setempat yang melewati batas waktu yang telah ditentukan dikenakan sanksi pencabutan ijin.
Cara Pelunasan Bea Meterai Dengan Cara Pemeteraian Kemudian
Pemeteraian Kemudian dilakukan atas:
1. Dokumen yang semula tidak terutang Bea Meterai namun akan digunakan sebagai alat pembuktian di muka pengadilan;
2. Dokumen yang Bea Meterainya tidak atau kurang dilunasi sebagaimana mestinya:
3. Dokumen yang dibuat di luar negeri yang akan digunakan di Indonesia. Pemeteraian kemudian wajib dilakukan terhadap dokumen-dokumen seperti diatas dengan menggunakan:
a. Meterai Tempel; atau
b. Surat Setoran Pajak yang disahkan oleh Pejabat Pos.
Besarnya Bea Meterai yang Harus Diiunasi dengan Cara Pemeteraian Kemudian adalah:
1. Atas dokumen yang semula tidak terutang Bea Meterai namun akan digunakan sebagai alat pembuktian di muka pengadilan adalah sebesar Bea Meterai yang terutang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada saat pemeteraian kemudian dilakukan;
2. Atas dokumen yang tidak atau kurang dilunasi sebagaimana mestinya adalah sebesar Bea Meterai yang terutang;
3. Atas dokumen yang dibuat di luar negeri yang akan digunakan di Indonesia adalah sebesar Bea Meterai yang terutang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada saat pemeteraian kemudian dilakukan.
Lain-Lain
Pemegang dokumen yang semula tidak terutang Bea Meterai namun akan digunakan sebagai alat pembuktian di muka pengadilan dilunasi dengan menggunakan meterai tempel sesuai dengan peraturan yang berlaku pada saat pemeteraian kemudian dilakukan. pemegang dokumen yang Bea Meterainya tidak atau kurang wajib membayar denda sebesar 200% (duaratus persen) dari Bea Meterai yang tidak atau kurang dilunasi dengan menggunakan Surat Setoran Pajak. Dalam hal pemeteraian kemudian atas dokumen yang dibuat di luar negeri yang akan digunakan di Indonesia sebagaimana dimaksud baru dilakukan setelah dokumen digunakan, pemegang dokumen wajib membayar denda sebesar 200% (dua ratus persen) dari Bea Meterai yang terutang dan dilunasi dengan menggunakan Surat.

Why do you need email etiquette?

A company needs to implement etiquette rules for the following three reasons:

Professionalism: by using proper email language your company will convey a professional image.
Efficiency: emails that get to the point are much more effective than poorly worded emails.
Protection from liability: employee awareness of email risks will protect your company from costly law suits.

Top
What are the etiquette rules?

There are many etiquette guides and many different etiquette rules. Some rules will differ according to the nature of your business and the corporate culture. Below we list what we consider as the 32 most important email etiquette rules that apply to nearly all companies.

32 most important email etiquette tips:

1. Be concise and to the point
2. Answer all questions, and pre-empt further questions
3. Use proper spelling, grammar & punctuation
4. Make it personal
5. Use templates for frequently used responses
6. Answer swiftly
7. Do not attach unnecessary files
8. Use proper structure & layout
9. Do not overuse the high priority option
10. Do not write in CAPITALS
11. Don't leave out the message thread
12. Add disclaimers to your emails
13. Read the email before you send it
14. Do not overuse Reply to All
15. Mailings > use the bcc: field or do a mail merge
16. Take care with abbreviations and emoticons
17. Be careful with formatting
18. Take care with rich text and HTML messages
19. Do not forward chain letters
20. Do not request delivery and read receipts
21. Do not ask to recall a message.
22. Do not copy a message or attachment without permission
23. Do not use email to discuss confidential information
24. Use a meaningful subject
25. Use active instead of passive
26. Avoid using URGENT and IMPORTANT
27. Avoid long sentences
28. Don't send or forward emails containing libelous, defamatory, offensive, racist or obscene remarks
29. Don't forward virus hoaxes and chain letters
30. Keep your language gender neutral
31. Don't reply to spam
32. Use cc: field sparingly



1. Be concise and to the point.

Do not make an e-mail longer than it needs to be. Remember that reading an e-mail is harder than reading printed communications and a long e-mail can be very discouraging to read.

Top

2. Answer all questions, and pre-empt further questions.

An email reply must answer all questions, and pre-empt further questions – If you do not answer all the questions in the original email, you will receive further e-mails regarding the unanswered questions, which will not only waste your time and your customer’s time but also cause considerable frustration. Moreover, if you are able to pre-empt relevant questions, your customer will be grateful and impressed with your efficient and thoughtful customer service. Imagine for instance that a customer sends you an email asking which credit cards you accept. Instead of just listing the credit card types, you can guess that their next question will be about how they can order, so you also include some order information and a URL to your order page. Customers will definitely appreciate this.

Top

3. Use proper spelling, grammar & punctuation.

This is not only important because improper spelling, grammar and punctuation give a bad impression of your company, it is also important for conveying the message properly. E-mails with no full stops or commas are difficult to read and can sometimes even change the meaning of the text. And, if your program has a spell checking option, why not use it?

Top

4. Make it personal.

Not only should the e-mail be personally addressed, it should also include personal i.e. customized content. For this reason auto replies are usually not very effective. However, templates can be used effectively in this way, see next tip.

Top

5. Use templates for frequently used responses.

Some questions you get over and over again, such as directions to your office or how to subscribe to your newsletter. Save these texts as response templates and paste these into your message when you need them. You can save your templates in a Word document, or use pre-formatted emails. Even better is a tool such as ReplyMate for Outlook (allows you to use 10 templates for free).

Top

6. Answer swiftly.

Customers send an e-mail because they wish to receive a quick response. If they did not want a quick response they would send a letter or a fax. Therefore, each e-mail should be replied to within at least 24 hours, and preferably within the same working day. If the email is complicated, just send an email back saying that you have received it and that you will get back to them. This will put the customer's mind at rest and usually customers will then be very patient!

Top

7. Do not attach unnecessary files.

By sending large attachments you can annoy customers and even bring down their e-mail system. Wherever possible try to compress attachments and only send attachments when they are productive. Moreover, you need to have a good virus scanner in place since your customers will not be very happy if you send them documents full of viruses!

Top

8. Use proper structure & layout.

Since reading from a screen is more difficult than reading from paper, the structure and lay out is very important for e-mail messages. Use short paragraphs and blank lines between each paragraph. When making points, number them or mark each point as separate to keep the overview.

Top

9. Do not overuse the high priority option.

We all know the story of the boy who cried wolf. If you overuse the high priority option, it will lose its function when you really need it. Moreover, even if a mail has high priority, your message will come across as slightly aggressive if you flag it as 'high priority'.

Top

10. Do not write in CAPITALS.

IF YOU WRITE IN CAPITALS IT SEEMS AS IF YOU ARE SHOUTING. This can be highly annoying and might trigger an unwanted response in the form of a flame mail. Therefore, try not to send any email text in capitals.

Top

11. Don't leave out the message thread.

When you reply to an email, you must include the original mail in your reply, in other words click 'Reply', instead of 'New Mail'. Some people say that you must remove the previous message since this has already been sent and is therefore unnecessary. However, I could not agree less. If you receive many emails you obviously cannot remember each individual email. This means that a 'threadless email' will not provide enough information and you will have to spend a frustratingly long time to find out the context of the email in order to deal with it. Leaving the thread might take a fraction longer in download time, but it will save the recipient much more time and frustration in looking for the related emails in their inbox!

Top

12. Add disclaimers to your emails.

It is important to add disclaimers to your internal and external mails, since this can help protect your company from liability. Consider the following scenario: an employee accidentally forwards a virus to a customer by email. The customer decides to sue your company for damages. If you add a disclaimer at the bottom of every external mail, saying that the recipient must check each email for viruses and that it cannot be held liable for any transmitted viruses, this will surely be of help to you in court (read more about email disclaimers). Another example: an employee sues the company for allowing a racist email to circulate the office. If your company has an email policy in place and adds an email disclaimer to every mail that states that employees are expressly required not to make defamatory statements, you have a good case of proving that the company did everything it could to prevent offensive emails.

Top

13. Read the email before you send it.

A lot of people don't bother to read an email before they send it out, as can be seen from the many spelling and grammar mistakes contained in emails. Apart from this, reading your email through the eyes of the recipient will help you send a more effective message and avoid misunderstandings and inappropriate comments.

Top

14. Do not overuse Reply to All.

Only use Reply to All if you really need your message to be seen by each person who received the original message.

Top

15. Mailings > use the Bcc: field or do a mail merge.

When sending an email mailing, some people place all the email addresses in the To: field. There are two drawbacks to this practice: (1) the recipient knows that you have sent the same message to a large number of recipients, and (2) you are publicizing someone else's email address without their permission. One way to get round this is to place all addresses in the Bcc: field. However, the recipient will only see the address from the To: field in their email, so if this was empty, the To: field will be blank and this might look like spamming. You could include the mailing list email address in the To: field, or even better, if you have Microsoft Outlook and Word you can do a mail merge and create one message for each recipient. A mail merge also allows you to use fields in the message so that you can for instance address each recipient personally. For more information on how to do a Word mail merge, consult the Help in Word.

Top

16. Take care with abbreviations and emoticons.

In business emails, try not to use abbreviations such as BTW (by the way) and LOL (laugh out loud). The recipient might not be aware of the meanings of the abbreviations and in business emails these are generally not appropriate. The same goes for emoticons, such as the smiley :-). If you are not sure whether your recipient knows what it means, it is better not to use it.

Top

17. Be careful with formatting.

Remember that when you use formatting in your emails, the sender might not be able to view formatting, or might see different fonts than you had intended. When using colors, use a color that is easy to read on the background.

Top

18. Take care with rich text and HTML messages.

Be aware that when you send an email in rich text or HTML format, the sender might only be able to receive plain text emails. If this is the case, the recipient will receive your message as a .txt attachment. Most email clients however, including Microsoft Outlook, are able to receive HTML and rich text messages.

Top

19. Do not forward chain letters.

Do not forward chain letters. We can safely say that all of them are hoaxes. Just delete the letters as soon as you receive them.

Top

20. Do not request delivery and read receipts.

This will almost always annoy your recipient before he or she has even read your message. Besides, it usually does not work anyway since the recipient could have blocked that function, or his/her software might not support it, so what is the use of using it? If you want to know whether an email was received it is better to ask the recipient to let you know if it was received.

Top

21. Do not ask to recall a message.

Biggest chances are that your message has already been delivered and read. A recall request would look very silly in that case wouldn't it? It is better just to send an email to say that you have made a mistake. This will look much more honest than trying to recall a message.

Top

22. Do not copy a message or attachment without permission.

Do not copy a message or attachment belonging to another user without permission of the originator. If you do not ask permission first, you might be infringing on copyright laws.

Top

23. Do not use email to discuss confidential information.

Sending an email is like sending a postcard. If you don't want your email to be displayed on a bulletin board, don't send it. Moreover, never make any libelous, sexist or racially discriminating comments in emails, even if they are meant to be a joke.

Top

24. Use a meaningful subject.

Try to use a subject that is meaningful to the recipient as well as yourself. For instance, when you send an email to a company requesting information about a product, it is better to mention the actual name of the product, e.g. 'Product A information' than to just say 'product information' or the company's name in the subject.

Top

25. Use active instead of passive.

Try to use the active voice of a verb wherever possible. For instance, 'We will process your order today', sounds better than 'Your order will be processed today'. The first sounds more personal, whereas the latter, especially when used frequently, sounds unnecessarily formal.

Top

26. Avoid using URGENT and IMPORTANT.

Even more so than the high-priority option, you must at all times try to avoid these types of words in an email or subject line. Only use this if it is a really, really urgent or important message.

Top

27. Avoid long sentences.

Try to keep your sentences to a maximum of 15-20 words. Email is meant to be a quick medium and requires a different kind of writing than letters. Also take care not to send emails that are too long. If a person receives an email that looks like a dissertation, chances are that they will not even attempt to read it!

Top

28. Don't send or forward emails containing libelous, defamatory, offensive, racist or obscene remarks.

By sending or even just forwarding one libelous, or offensive remark in an email, you and your company can face court cases resulting in multi-million dollar penalties.

Top

29. Don't forward virus hoaxes and chain letters.

If you receive an email message warning you of a new unstoppable virus that will immediately delete everything from your computer, this is most probably a hoax. By forwarding hoaxes you use valuable bandwidth and sometimes virus hoaxes contain viruses themselves, by attaching a so-called file that will stop the dangerous virus. The same goes for chain letters that promise incredible riches or ask your help for a charitable cause. Even if the content seems to be bona fide, the senders are usually not. Since it is impossible to find out whether a chain letter is real or not, the best place for it is the recycle bin.

Top

30. Keep your language gender neutral.

In this day and age, avoid using sexist language such as: 'The user should add a signature by configuring his email program'. Apart from using he/she, you can also use the neutral gender: ''The user should add a signature by configuring the email program'.

Top

31. Don't reply to spam.

By replying to spam or by unsubscribing, you are confirming that your email address is 'live'. Confirming this will only generate even more spam. Therefore, just hit the delete button or use email software to remove spam automatically.

Top

32. Use cc: field sparingly.

Try not to use the cc: field unless the recipient in the cc: field knows why they are receiving a copy of the message. Using the cc: field can be confusing since the recipients might not know who is supposed to act on the message. Also, when responding to a cc: message, should you include the other recipient in the cc: field as well? This will depend on the situation. In general, do not include the person in the cc: field unless you have a particular reason for wanting this person to see your response. Again, make sure that this person will know why they are receiving a copy.

Top
How do you enforce email etiquette?

The first step is to create a written email policy. This email policy should include all the do's and don'ts concerning the use of the company's email system and should be distributed amongst all employees. Secondly, employees must be trained to fully understand the importance of email etiquette. Finally, implementation of the rules can be monitored by using email management software and email response tools.